Ordern finns i tre system. Vem stämmer av dem varje morgon?
Orderkollegan läser ordern i affärssystemet, webbshoppen och lagret, hittar raderna som inte stämmer och har listan klar innan någon hunnit fråga. Svar till kunden blir utkast; noteringen i affärssystemet skriver den själv.
- Svensk leverantör, data i EU
Roller, samtal och lärdomar lagras inom EU.
- Utkast — aldrig autoskick till kunder
Personalens skicka-knapp är godkännandet.
- Ingen bindningstid, tak ni sätter själva
Gratis att komma igång, betala per användning.
- Grundarna svarar själva
Ni talar med dem som bygger rollen.
- Byggt på samma plattform som våra kunders system
Samma plattform som vi utvecklar och driver i.
En arbetsdag med orderkollegan
Så ser en vanlig dag ut i ett orderflöde där webbshoppen, affärssystemet och lagret inte alltid är överens. Avvikelserna hittas på morgonen i stället för när kunden ringer.
- 07:55
Avstämningen är redan gjord
Innan dagen börjar har kollegan jämfört gårdagens ordrar i affärssystemet mot webbshoppen och lagersaldot. De som inte stämmer ligger i en lista med ordernummer och vad som skiljer.
- 08:15
Avvikelserna flaggas i Slack
En order är betald men saknar plockrad. En annan har ett antal i webbshoppen som inte finns i lagret. Båda hamnar i orderkanalen med ordernummer, belopp och vad kollegan tror har hänt.
- 09:30
Kunden frågar var leveransen är
Mailet kommer in. Kollegan slår upp ordern, ser att den delats i två sändningar och skriver ett utkast med båda kollinumren och datum för respektive leverans.
- 11:00
Personalen godkänner
Handläggaren läser utkastet, lägger till en rad om att restnoteringen är beställd och trycker skicka. Noteringen i affärssystemet skriver kollegan själv — den är intern och går inte ut till någon kund.
- 13:20
Rättelsen blir en lärdom
Personalen ändrade formuleringen om restnoterade varor till leveransvecka i stället för så snart som möjligt. Skillnaden sparas och används i nästa utkast.
- 15:00
Lagret får sitt svar
Någon i lagret frågar i Teams vilka ordrar som väntar på inleverans av en artikel. Svaret kommer direkt, med ordernummer, antal och kund — internt, utan omvägen via en människa.
- 16:30
Dagens lista stängs
Avvikelser som fortfarande är öppna följer med till morgondagen med sin historik. I portalen ser ni vad dagen kostade och hur långt det är kvar till månadstaket.
Ett exempel ur inkorgen
Påhittat bolag, riktigt flöde: mailet som kom in, vad kollegan slog upp och utkastet som väntar på ett godkännande.
Orderkollegan bevakar orderinkorgen och svarar på en fråga om en leverans som dröjer.
Från karin.lindqvist@example.com
Order 48213 — har den skickats?
Hej!
Jag beställde en ullmatta och två kuddfodral förra veckan, order 48213. På Mina sidor står det fortfarande att ordern behandlas. Hinner paketet fram innan helgen? Vi har gäster på lördag.
Vänliga hälsningar, Karin
- Slog upp order 48213 i affärssystemetAffärssystemet
- Hämtade leveransstatus och kollinummerFraktintegrationen
- Kontrollerade utlovad leveranstid till ombudLeveransvillkoren
3 uppslag · 41 sekunder
Till Karin Lindqvist · karin.lindqvist@example.com
SV: Order 48213 — har den skickats?
Hej Karin,
Tack för att du hör av dig. Order 48213 lämnade vårt lager i går kväll och skannades in på terminalen i morse, så den är på väg till ditt ombud på Sveavägen 12.
Beräknad leverans är på torsdag, alltså i god tid före helgen. Du får ett sms från ombudet när paketet finns att hämta. Kollinumret är HV-48213-2 om du vill följa det själv.
Hör av dig om något inte stämmer, så tittar jag på det direkt.
Vänliga hälsningar,
Orderservice, Hemvik
Ingenting av det här har skickats. Utkastet ligger kvar i inkorgen tills en människa har läst, ändrat och skickat det.
Det här tar hon hand om
Sex uppgifter i orderflödet där svaret alltid finns någonstans — men sällan på ett ställe.
Orderstatus till kund
Slår upp ordern, ser delleveranser och restnoteringar och skriver svaret med ordernummer, antal och datum.
Avstämning mellan system
Jämför affärssystem, webbshop och lager varje morgon och listar raderna som inte går ihop.
Avvikelser i tid
Betald order utan plockrad, saldo som inte stämmer, order som stått stilla längre än er gräns — flaggat med ordernummer och belopp.
Restnoteringar och inleveranser
Håller reda på vilka ordrar som väntar på vilken artikel och svarar lagret och säljarna direkt i Slack eller Teams.
Kommentarer och statusuppdateringar
Skriver noteringar i affärssystemet så att nästa person ser vad som hänt utan att leta i någon annans inkorg.
Orderändringar från kund
Tar emot ändrad adress, antal eller leveranssätt, kontrollerar om ordern hunnit plockas och förbereder ändringen med skäl och ordernummer.
Det här gör hon aldrig
En orderroll rör siffror som blir fakturor. Därför är gränserna hårdare här än någon annanstans.
- Ändrar aldrig en order på egen hand. Ändringen förbereds med ordernummer och skäl, en människa verkställer den.
- Skickar aldrig mail till kund eller leverantör själv — allt utåt blir utkast.
- Gissar aldrig ett saldo eller ett leveransdatum. Stämmer inte systemen säger den det i klartext, med båda uppgifterna.
- Krediterar, makulerar eller prisjusterar aldrig. Det ligger hos personalen, varje gång.
Vad ni behöver ha
Fyra förutsättningar. Den viktigaste är att det finns två källor — en avstämning kräver något att stämma av mot.
Affärssystem eller ordersystem med API
Vi kopplar oss till det ni har och läser bara det rollen behöver. Saknas API bygger vi kopplingen till fast pris.
Webbshop eller lager att jämföra mot
Minst en andra källa, helst båda. Utan två källor blir det svar på orderfrågor, men ingen avstämning.
En kanal att arbeta i
En delad orderadress i Microsoft 365 eller Google Workspace, en kanal i Slack eller Teams — eller båda.
En ägare hos er
Någon som avgör vad som räknas som en avvikelse och godkänner reglerna. Några timmar den första veckan.
Samma roll svarar i mail, chatt och portalen. Varje kanal har sitt regelläge, och kundkontakt blir alltid utkast.
Vad det kostar
Det kostar 0 kr att komma igång och det finns ingen månadsavgift. Ni betalar för den AI-användning kollegan faktiskt förbrukar, med ett månadstak ni sätter själva. Uppsättning, kopplingar, kundportal och skuggdrift ingår.
Ett besvarat orderärende
20–50 öre
Läsa mailet, slå upp ordern i två system och skriva svaret som utkast.
100 ärenden om dagen
ca 600–1 000 kr/mån
Kundmail, avvikelser och frågor från lagret — hela flödet på en roll.
Att komma igång
0 kr
Roll, kopplingar, portal och skuggdrift. Ingen startavgift, ingen bindningstid.
Priserna avser AI-användning och gäller från september 2026. Aktuell prislista och kostnaden per körning syns i kundportalen.
Se hela prislistanDe första 14 dagarna
Så ser tiden ut från första samtalet till att personalen granskar utkasten själva. Ingen del av den kräver att ni installerar något hos er.
- 01Dag 1
Genomgång, gratis
Vi går igenom vilket arbete kollegan ska ta: vilka mail som kommer in, vilka frågor som återkommer och vilka system svaren finns i. En timme räcker, och den kostar er ingenting.
- 02Dag 2–4
Uppsättning
Vi skapar rollen och kopplar mail, Slack eller Teams och de system rollen behöver. Ni godkänner en gång i Microsoft 365 eller Google — inget installeras hos er, och nycklar och hemligheter hamnar i valv.
- 03Dag 5–12
Skuggdrift
Kollegan skriver utkast utan att något skickas. Vi granskar dem tillsammans med er och går igenom vad som blev fel och varför. Varje rättelse blir en lärdom som ni kan läsa och ta bort.
- 04Dag 13–14
Personalen tar över
Er personal granskar utkasten själva i sin vanliga inkorg. Ni sätter månadstaket, och portalen visar samtal, lärdomar och kostnad. Ingen bindningstid — ni bestämmer om kollegan ska stanna.
Tidsplanen är den vanliga. Går uppsättningen fortare hos er går den fortare — men vi hoppar inte över skuggdriften.
Vanliga frågor om AI i orderhantering
Vill ni se avstämningen på era egna ordrar?
Boka en genomgång. Vi kopplar orderkollegan mot era system i skuggdrift och visar den första avvikelselistan innan ni bestämmer er.