Vem svarar kunderna när inkorgen växer snabbare än teamet?
Kundtjänstkollegan läser varje mail som kommer in, slår upp ordern i ert affärssystem och lägger ett färdigt svar som utkast i inkorgen. Personalen läser, ändrar om det behövs och trycker skicka. Orderstatus, returer och produktfrågor — med uppgifter hämtade ur era system, aldrig gissade.
- Svensk leverantör, data i EU
Roller, samtal och lärdomar lagras inom EU.
- Utkast — aldrig autoskick till kunder
Personalens skicka-knapp är godkännandet.
- Ingen bindningstid, tak ni sätter själva
Gratis att komma igång, betala per användning.
- Grundarna svarar själva
Ni talar med dem som bygger rollen.
- Byggt på samma plattform som våra kunders system
Samma plattform som vi utvecklar och driver i.
En arbetsdag med kundtjänstkollegan
Så ser en vanlig tisdag ut i en inkorg med ett par hundra mail i veckan. Ingenting i dagen kräver att någon hos er lär sig ett nytt program — arbetet sker i den inkorg ni redan har.
- 08:00
Inkorgen är redan sorterad
När personalen loggar in ligger nattens mail lästa och grupperade: orderstatus, returer, produktfrågor och det som måste avgöras av en människa. Det brådskande ligger överst.
- 08:20
Första utkastet ligger klart
Ett mail frågar var order 40871 tagit vägen. Kollegan har slagit upp ordern i affärssystemet, hämtat kollinumret och skrivit svaret med leveransdatum. Det ligger som utkast i tråden.
- 09:15
Personalen skickar
Handläggaren läser utkastet, byter ett par ord och trycker skicka i Outlook. Ingen ny inloggning, ingen ny flik, inget nytt gränssnitt att lära sig.
- 10:40
En retur som kräver ett beslut
Kunden vill returnera en vara som köptes för fyrtio dagar sedan. Returrätten är trettio. Kollegan skriver inget svar — den lämnar över med köpdatum, ordernummer och vad villkoren säger.
- 13:00
Rättelsen blir en lärdom
Personalen skrev om ett svar om fraktkostnad vid delleverans. Skillnaden mellan utkastet och det skickade mailet sparas som en lärdom, läsbar i portalen. Nästa gång skriver kollegan det på ert sätt.
- 14:30
Produktfrågan får underlag
En kund undrar om ett filter passar en äldre modell. Kollegan hämtar artikeldata och kompatibilitetslistan ur produktregistret och skriver svaret med artikelnummer, inte med ett ungefär.
- 16:30
Dagen summeras
I portalen ser ni antalet ärenden, vad de kostade och vilka som lämnades över till en människa. Månadstaket i kronor står kvar där ni satte det.
Ett exempel ur inkorgen
Påhittat bolag, riktigt flöde: mailet som kom in, vad kollegan slog upp och utkastet som väntar på ett godkännande.
Kundtjänstkollegan tar en retur i den gemensamma inkorgen och hämtar villkoren själv.
Från petter.nystrom@example.com
Vill returnera bordslampan (order 47102)
Hej,
Bordslampan jag fick i tisdags passar tyvärr inte i hallen, den är större än jag trodde. Kan jag lämna tillbaka den? Och står jag för returfrakten själv?
Mvh Petter
- Slog upp order 47102 och artikeln Bordslampa SunneAffärssystemet
- Räknade ut hur mycket av returfristen som är kvarLevererad 25 augusti
- Läste returpolicyn för oanvända varorKunskapsbanken
3 uppslag · 36 sekunder
Till Petter Nyström · petter.nystrom@example.com
SV: Vill returnera bordslampan (order 47102)
Hej Petter,
Självklart går det bra. Du har 30 dagars öppet köp från leveransdagen, och lampan levererades den 25 augusti — returen behöver alltså vara inlämnad senast den 24 september.
Så här gör du: logga in på Mina sidor, välj order 47102 och klicka på Returnera. Då skapas en frakthandling som du visar i mobilen hos ombudet. Lampan behöver vara oanvänd och ligga i sin originalkartong.
Returfrakten kostar 49 kr och dras från återbetalningen. Pengarna är tillbaka på ditt kort inom fem bankdagar efter att vi tagit emot paketet.
Vänliga hälsningar,
Kundtjänst, Hemvik
Ingenting av det här har skickats. Utkastet ligger kvar i inkorgen tills en människa har läst, ändrat och skickat det.
Det här tar hon hand om
Sex uppgifter som annars äter upp förmiddagen. Varje svar bygger på en uppgift hämtad ur ett system ni redan har.
Orderstatus och leveranser
Slår upp ordern, hämtar leveransdatum och spårning och svarar med ordernummer och datum i klartext.
Returer och reklamationer
Kontrollerar köpdatum mot era villkor, förbereder returinstruktionen och flaggar det som ligger utanför reglerna.
Produkt- och lagerfrågor
Hämtar artikeldata, lagersaldo och kompatibilitet ur produktregistret i stället för att svara ungefär.
Ändringar på lagd order
Tar emot ny leveransadress eller ändrat antal, kontrollerar om ordern hunnit plockas och lägger ändringen som ett underlag att godkänna.
Sortering och prioritering
Grupperar inkorgen efter ärendetyp, märker upp det brådskande och håller dubbletter i samma tråd.
Återkommande frågor
Öppettider, frakt, betalsätt och villkor — samma formulering varje gång, hämtad ur era egna sidor och rutiner.
Det här gör hon aldrig
Gränserna är inte inställningar som kan glömmas bort. De är regler i plattformen, och de prövas före varje anrop.
- Skickar aldrig ett mail till en kund själv. Allt utåt blir utkast som personalen godkänner i Outlook eller Gmail.
- Gissar aldrig ett leveransdatum. Saknas uppgiften i systemet står det i svaret att den saknas.
- Lovar aldrig något utanför era villkor — kompensation, undantag och avsteg går alltid till en människa.
- Fortsätter aldrig när tonen är hård eller ärendet känsligt. Den lämnar över med allt underlag den hunnit hämta.
Vad ni behöver ha
Fyra förutsättningar. Har ni dem tar uppsättningen några dagar, inte ett kvartal.
En inkorg att arbeta i
En delad kundtjänstadress i Microsoft 365 eller Google Workspace. Ni godkänner åtkomsten en gång — inget installeras hos er.
System som går att fråga
Affärssystem, webbshop eller ordersystem med API. Saknar systemet en koppling bygger vi den till fast pris.
En ägare hos er
En person som svarar på hur ni brukar göra och godkänner reglerna. Räkna med några timmar den första veckan.
Ett månadstak
Ett belopp i kronor per månad. Kollegan stannar vid taket, och vakterna varnar redan vid 80 procent.
Samma roll svarar i mail, chatt och portalen. Varje kanal har sitt regelläge, och kundkontakt blir alltid utkast.
Vad det kostar
Det kostar 0 kr att komma igång och det finns ingen månadsavgift. Ni betalar för den AI-användning kollegan faktiskt förbrukar, med ett månadstak ni sätter själva. Uppsättning, kopplingar, kundportal och skuggdrift ingår.
Ett besvarat kundmail
20–50 öre
Läsa mailet, slå upp ordern i ert system och skriva svaret som utkast.
100 mail om dagen
ca 600–1 000 kr/mån
Kundtjänstkollegan på hela inkorgen, räknat på normala underlag.
Att komma igång
0 kr
Roll, kopplingar, portal och skuggdrift. Ingen startavgift, ingen bindningstid.
Priserna avser AI-användning och gäller från september 2026. Aktuell prislista och kostnaden per körning syns i kundportalen.
Se hela prislistanSå ser det ut hos en kund
En nordisk e-handel inom vattenrening — filter och reservdelar — låter kundtjänstkollegan läsa info-inkorgen, slå upp ordern i affärssystemet och lägga svaret som utkast i Outlook. Personalen läser, rättar vid behov och skickar. Rättelserna blir lärdomar.
- Verksamhet
- Nordisk e-handel, vattenrening
- Roll
- Kundtjänstkollega
- Kanaler
- Mail och Slack
- Godkännande
- Utkast i Outlook
Vanliga frågor om AI i kundtjänst
Vill ni se hur hon svarar på era egna mail?
Boka en genomgång. Vi sätter upp kundtjänstkollegan i skuggdrift mot er inkorg, och ni bedömer utkasten själva innan något skickas.