Från inkommande mail till godkänt svar — steg för steg
Sex delar bygger en roll. Här är vad var och en gör, och vad som händer i inkorgen när mailet landar.
- Svensk leverantör, data i EU
Roller, samtal och lärdomar lagras inom EU.
- Utkast — aldrig autoskick till kunder
Personalens skicka-knapp är godkännandet.
- Ingen bindningstid, tak ni sätter själva
Gratis att komma igång, betala per användning.
- Grundarna svarar själva
Ni talar med dem som bygger rollen.
- Byggt på samma plattform som våra kunders system
Samma plattform som vi utvecklar och driver i.
En roll består av sex delar
Se de sex rollernaSex delar bygger en roll. Diagrammet visar hur de hänger ihop kring märket; registret under säger vad varje del gör.
- 01PersonaTon, ansvar och gränser
- 02FärdigheterHur jobbet görs
- 03VerktygKopplingar till era system
- 04KanalerMail, Slack, Teams, portalen
- 05ReglerDe hårda gränserna
- 06LärdomarDet den lärt sig hos er
Persona
Vem kollegan är: ton, ansvar och gränser. Skrivs i klartext och går att läsa och ändra.
Färdigheter
Beskrivningar av hur en duktig människa gör jobbet. Ligger i ett gemensamt bibliotek som versioneras — en förbättring når alla kollegor.
Verktyg
Kopplingar till era system: sök kund, hämta order, läs lagersaldo. Varje koppling har egen behörighet: läs, skriv eller aldrig.
Kanaler
Var kollegan finns: mail, Slack, Teams och portalen. Varje kanal har sina regler för vad som får skickas.
Regler
De hårda gränserna. Bryts aldrig, oavsett vad någon ber om i ett mail.
Lärdomar
Det kollegan lärt sig hos just er. Läsbara, ändringsbara och raderbara — aldrig dold träning.
Vad händer när ett mail kommer in?
Fyra rörelser: mailet landar, kollegan läser och hämtar ur era system, utkastet skrivs och personalen godkänner. Rättelsen går tillbaka som en lärdom.
Samma väg i detalj, från händelsen i inkorgen till lärdomen som sparas.
Mailet landar
Microsoft 365 eller Gmail meddelar plattformen att ett nytt mail finns i inkorgen.
Rollen laddas
Persona, aktiva färdigheter, era lärdomar och kopplingar hämtas. Kanalens regler avgör vilka verktyg som exponeras.
Uppgifter hämtas
Kollegan slår upp kunden, ordern eller ärendet i era system. Hittar den inget säger den det i stället för att gissa.
Svaret skrivs
Ett färdigt svar formuleras i er ton, med de uppgifter som hämtats.
Utkast läggs
Svaret läggs som utkast i rätt konversation i er inkorg. Personalen läser, ändrar och skickar.
Rättelsen blir lärdom
Skiljer sig det skickade mailet från utkastet sparas skillnaden som en lärdom inför nästa gång.
Kanaler
Kanalerna möts hos samma kollega. Varje kanal har sitt regelläge, och kundkontakt blir alltid utkast.
Mail: Microsoft 365 och Gmail
Utkast i den gemensamma inkorgen, eller en egen adress som svarar personalen direkt.
Slack
Svarar i trådar och direktmeddelanden i de kanaler den bjudits in i.
Microsoft Teams
Samma kollega som i mailen, i chatten personalen redan använder.
Kundportalen
Chatta med kollegan, läs samtal och lärdomar, föreslå nya regler.
Tre regellägen för varje kanal
Utkast, aldrig skicka
Allt blir utkast. Standard för kundkontakt.
Skicka internt
Fritt till adresser på era egna domäner. Allt annat blir utkast.
Full
Skickar själv. Bara för interna roller där ni uttryckligen valt det.
Ni ser vad varje svar kostar
Varje körning bokförs med profil, förbrukning och pris i kronor. Månadstaket per roll prövas innan anropet görs. Vakterna kontrollerar dagligen och varnar vid 80 procent. Förbrukningen dras in på fakturan en gång — aldrig två.
Se prislistan- 62 % förbrukat
- 80 % — vakten varnar
- 100 % — taket, kollegan stannar
Taket prövas innan varje anrop görs. Vakten kontrollerar dagligen, varnar vid 80 procent och stoppar vid taket.
Säkerhet
- Nycklar och hemligheter i valv — kan ersättas, aldrig läsas ut
- Behörighet per verktyg: läs, skriv eller aldrig
- Behörigheten ligger i databasen, inte i gränssnittet
- Avsändarkontroll: bara utpekade kontakter kan beställa arbete
- Er kunskap och era lärdomar delas aldrig mellan kunder
Frågor om tekniken
Vill ni se det med era egna mail?
Boka en genomgång så sätter vi upp en roll i skuggdrift mot er inkorg.